INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO DATI
ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679
Soggetti Interessati: Segnalanti/Whistleblower (*)
Gentile interessato,
“OSPEDALI PRIVATI FORLÌ S.P.A.”, nella qualità di Titolare del trattamento dei Suoi dati personali, ai sensi e per gli effetti del Regolamento (UE) 2016/679 di seguito 'GDPR', con la presente La informa che la citata normativa prevede la tutela degli interessati rispetto al trattamento dei dati personali e che tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.
Fonti di acquisizione dei dati: La presente informativa viene resa rispetto ai trattamenti di dati personali effettuati da “OSPEDALI PRIVATI FORLÌ S.P.A.”, attraverso le fonti quali: appositi canali interni di segnalazione delle violazioni di illeciti o irregolarità denunciati nell’interesse dell’integrità dell’Organizzazione (c.d. Whistleblowing),
Canali di segnalazione interni:
1) Piattaforma segnalazioni https://www.ospedaliprivatiforli.it/gruppo/amministrazionetrasparente.
I Suoi dati potranno essere acquisiti altresì da segnalazioni effettuate ai canali di comunicazione esterne (es. ANAC), ai sensi del Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24.
(*) Segnalanti/Whistleblower:
Rientrano nei soggetti interessati sia i segnalanti tra cui, a titolo non esaustivo, candidati che abbiano sostenuto una prima valutazione, personale dipendente anche se dismesso, collaboratori, tirocinanti e lavoratori anche autonomi che prestano la propria attività lavorativa presso il Titolare, nonché azionisti e persone con funzioni di vigilanza e controllo; nonché gli eventuali riferimenti di persone coinvolte nella segnalazione.
I Suoi dati personali verranno trattati in accordo alle disposizioni legislative della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza ivi previsti.
Finalità e base giuridica del trattamento: in particolare i Suoi dati verranno trattati per le seguenti finalità connesse all'attuazione di adempimenti relativi a:
Gestione del procedimento di segnalazione interna delle violazioni di illeciti o irregolarità denunciati nell’interesse dell’integrità dell’Azienda (c.d. Whistleblowing) ed eventuale adozione dei conseguenti provvedimenti; Base giuridica: Obbligo di legge.
Esecuzione delle attività istruttorie volte a verificare l’accoglimento della segnalazione, la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e le comunicazioni con il segnalante nei tempi e modi previsti dalla normativa; Base giuridica: Obbligo di legge.
In alcune circostanze specifiche, per la corretta gestione o per dare seguito alle segnalazioni (di cui agli art. 12 comma 2 e 5 e art. 14 comma 2 e 4 d.lgs. 24/2023) potrebbe occorrere il Suo libero consenso. Tali circostanze potrebbero riguardare: (1) la comunicazione a un terzo soggetto non preventivamente autorizzato dal titolare del trattamento al fine di dare seguito alla segnalazione; (2) la comunicazione della Sua identità e quindi dei suoi dati personali al soggetto segnalato affinché possa esercitare il diritto di difesa; (3) per la registrazione vocale con un mezzo idoneo alla registrazione ed al riascolto di una sua deposizione. Se ricorrerà una di queste ipotesi le sarà spiegata la motivazione e richiesto un consenso facoltativo, nonché spiegate (di volta in volta sulla base delle circostanze specifiche) le possibili conseguenze del mancato conferimento del consenso. Base giuridica: Consenso.
Dati trattati e modalità del trattamento: Il Titolare può trattare i dati personali da Lei forniti attraverso gli appositi canali di segnalazione messi a disposizione dallo stesso, quali, a titolo esemplificativo, dati identificativi del segnalante necessari alla corretta esecuzione delle attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione, dati e informazioni sulla violazione segnalata (tra cui area a cui può essere riferito l'illecito, data/arco temporale nel quale si è consumato l'illecito, luogo della violazione e persona coinvolta).
I dati personali oggetto di trattamento possono rientrare nella categoria di dati particolari qualora dalla segnalazione sia possibile rilevare lo stato di salute, l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale. I dati personali oggetto di trattamento potrebbero riferirsi altresì alla categoria dei dati “relativi a condanne” – giudiziari – se dalla segnalazione inoltrata può dedursi l’esistenza di un procedimento giudiziario in corso o concluso a carico di uno dei soggetti interessati e tutelati dalla normativa in materia.
Il trattamento è effettuato con strumenti manuali e/o informatici e telematici, in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati nel rispetto delle misure organizzative fisiche e logiche, previste dalle disposizioni vigenti, in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, accesso non consentito, modifica e divulgazione non autorizzata nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 5, 32 del GDPR, anche con modalità di trasmissione e archiviazione criptate.
Conseguenze della mancata comunicazione di alcuni dati: Il trattamento dei dati è necessario per dare esecuzione alle attività istruttorie connesse alla segnalazione. L’eventuale non comunicazione dei dati ritenuti indispensabili alla conduzione delle attività istruttorie potrebbe comportare l’impossibilità per il Titolare di dar seguito alla segnalazione avanzata.
Gestione delle segnalazioni anonime: Per ulteriori informazioni circa le modalità di gestione delle segnalazioni, compresa la gestione delle segnalazioni anonime, le stesse, saranno conservate qualora nell’ambito di una segnalazione pubblica ne ricorrano gli estremi per la tutela del segnalante. Nello specifico si rimanda alla visione delle procedure predisposte dal Titolare del trattamento e rese disponibili nelle forme previste dalla normativa vigente in materia, tra cui esposizione nei luoghi di lavoro e pubblicazione sul sito web.
Destinatari: Alcuni dati potranno essere portati a conoscenza o comunicati a destinatari. Tali soggetti si distinguono in:
Terzi: (comunicazione a: persone fisiche o giuridiche, autorità pubbliche, servizio o altro organismo che non sia l’interessato, il titolare del trattamento, il responsabile del trattamento e le persone autorizzate responsabili del trattamento) fra cui:
Soggetti/Enti, per obbligo giuridico, eventualmente la cui facoltà di comunicare od ottenere i Suoi dati sia riconosciuta da obblighi di legge (es. ANAC).
Responsabili del trattamento: (la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento)
Eventuali società, consulenti o liberi professionisti a cui sono stati conferiti specifici mandati per la gestione del canale delle segnalazioni;
Fornitori di servizi di: informatica, piattaforme web specifiche, servizi in cloud, o altri servizi necessari al raggiun- gimento delle finalità necessarie alla gestione delle segnalazioni;
Sotto la diretta autorità del Titolare del trattamento: i Suoi dati saranno trattati unicamente da personale espressamente autorizzato, formato, con assicurazione di adozione di accordo di riservatezza e, in particolare, dalle seguenti categorie di addetti:
• Personale preposto ed autorizzato a ricevere e/o dar seguito alle segnalazioni.
Trasferimento dei dati in paesi terzi: Il titolare non trasferisce dati personali in Paesi Extra UE. Qualora ve ne sia la necessità saranno previamente informati gli interessati, e verranno adottate misure di garanzia per il trasferimento nei confronti dei destinatari, che a seconda delle casistiche potranno essere: verifica dell’esistenza di decisioni di adeguatezza per il Paese destinatario da parte della Commissione, sottoscrizione di clausole contrattuali standard, verifica dell’adozione di eventuali misure supplementari in recepimento della raccomandazione 01/2020 EDPB. In deroga a tali garanzie, per i trattamenti dati (in rif. dell’art. 49 del GDPR), ove applicabile si verifica l’esistenza di un contratto o misure precontrattuali a favore del soggetto interessato od il consenso al trasferimento.
Diffusione: I suoi dati personali non verranno diffusi in alcun modo.
Periodo di conservazione: Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.
Titolare del Trattamento: il Titolare del trattamento dei dati, ai sensi della normativa è “OSPEDALI PRIVATI FORLÌ S.P.A.”, con sede legale in Via C. Versari, 1 – 47121 Forlì (FC) nella persona del suo legale rappresentante pro tempore. Mediante l’invio di una e-mail al seguente indirizzo privacy@ospedaliprivatiforli.it potrà richiedere maggiori informazioni in merito ai dati conferiti. Il sito www.ospedaliprivatiforli.it riporta ulteriori notizie in merito alle politiche privacy adottate dalla nostra Società.
Reg.to UE 2016/679: Artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23 - Diritti dell'Interessato:
Gli interessati hanno il diritto di ottenere dal Titolare, nei casi previsti, l'accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. del Regolamento).
L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione:
dell'origine dei dati personali;
delle finalità e modalità del trattamento;
della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2;
dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
L'interessato ha diritto di ottenere:
l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o la limitazione dei dati trattati in violazione di legge, compresi
quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successiva-
mente trattati;
l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il
loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si
rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
la portabilità dei dati.
L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
Reclamo: Gli interessati, ricorrendone i presupposti, hanno, altresì, il diritto di proporre reclamo al Garante quale autorità di controllo secondo le procedure previste. Per qualsiasi ulteriore informazione, e per far valere i diritti a Lei riconosciuti dal Regolamento europeo, potrà rivolgersi al titolare del trattamento ai riferimenti sopra riporti.
Limitazione dei diritti degli interessati (articolo 23 del GDPR): Ai sensi dell’articolo 2-undecies del Codice Privacy così come modificato dal d.lgs. 24/2023, si informa che i summenzionati diritti non possono essere esercitati da parte dei soggetti interessati (con richiesta al Titolare ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 del GDPR) qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante. In particolare, l’esercizio di tali diritti:
potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità del segnalante;
in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui all’articolo 160 del Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.